En tant qu’expert comptable ou cabinet d’expertise comptable, vous savez que vous êtes amenés à produire chaque année une très grande quantité de documents: bilans, livres comptables… Vous vous êtes donc déjà surement posé la question de la meilleure manière de conserver ces documents et également de la durée de conservation de ces derniers. Car oui, stocker a un coût et il peut vite devenir très important étant donné la masse d’information que vous avez à conserver.
Le délai de conservation des différents types de documents comptables
Aux yeux de la loi, il existe deux grandes familles de documents comptables pour lesquelles les délais de conservation ont été définis.
“Les livres et registres comptable” qui comprennent le livre journal, le grand livre et le livre d’inventaire.
Les “pièces justificatives” comme les bons de livraison ou de réception, les factures client et fournisseur, les bons de commandes…
Pour ces deux types de documents, le délai de recommandé de conservation est de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
Bien que considérés comme des documents “sociaux” dans les textes, il est important de rappeler également que les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe…) doivent également être conservés 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
Les autres types de documents à conserver pour votre entreprise
Les pièces comptables ne sont pas les seules à avoir un délai légal de conservation, de nombreux documents de votre entreprise doivent également être conservés:
Pour les document commerciaux et civils, les délais de conservation sont les suivants:
- Garanties des biens et/ou services fournis au consommateur: 2 ans
- Polices d’assurances: 2 ans
- Déclaration en douanes: 3 ans
- Contrats papier: 5 ans
- Document bancaire (talon ce chèque, relevé bancaire): 5 ans
- Contrat >120€ conclu par voie électronique: 10 ans
- Contrat d’acquisition ou de cession de bien immobiliers et fonciers: 30 ans
En ce qui concerne tous les documents fiscaux: (impôt sur les sociétés, sur le revenu, impôts locaux…), ils ont un délai de conservation de 6 ans avec un passage à 10 ans en cas de fraude, travail dissimulé, activité illicite…)
Les documents liés à la gestion du personnel ont également des durées de conservation légales différentes:
- Comptabilisation des heures (travaillées, d’astreinte et de compensation: 1 an
- Comptabilisation des jours: 3 ans
- Documents relatifs aux charges sociales: 3 ans
- Bulletins de paie : 5 ans
- Registre unique du personnel: 5 ans
- Déclaration d‘accident du travail: 5 ans
Archivage physique ou numérique pour les pièces comptables?
C’est une question qui revient souvent et il n’y a pas de réponse évidente, la solution choisie par les cabinet d’expertise comptable est d’ailleurs bien souvent une combinaison des deux.
L’archivage physique
Bien que pouvant paraître d’un autre temps, l’archivage physique continue de présenter des avantages. On peut citer par exemple le maintien dans le temps indépendamment de l’évolution des technologies (imaginez devoir récupérer un document stocké sur une disquette aujourd’hui!). À une époque ou les cyber-attaques se multiplient, l’archivage papier peut représenter une parade même si par définition il est également.
L’archivage électronique
De son côté l’archivage électronique présente bien évidemment ses propres avantages comme le gain d’espace et la résistance à certains évènements physiques dans vos locaux pour lesquels les datacenters sont en général mieux préparés (inondations, incendies..). Attention néanmoins au coût de cette solution, a sa pérennité dans le temps et également à la gestion des droits qui peut s’avérer extrêmement complexe!
Faire le bon choix en matière d’archivage
De manière à trouver un bon équilibre entre le coût de vos archives, leur sécurité et leur pérennité, il est tout à fait possible de faire appel à des entreprises spécialisées. Après un premier audit, ces dernières sont en général capable de vous proposer une solution de gestion documentaire clé en main comme le propose Un dossier Une place.
Les sanctions en cas de non respect des délais de conservation des documents comptables
Qui constate les manquements?
Une première question que vous vous posez peut être concernant les sanctions liée au non respect des délais de conservation des documents comptables: qui constate ces infractions? Il n’existe pas à proprement parlé d’organisme de vérification et de contrôle de ces délais. En revanche les problèmes liés aux délais de conservation des documents sont en général identifiés au moment ou certains évènements surviennent. Cela peut par exemple être le cas dans le cadre d’un audit ISO ou d’un litige avec un client/fournisseur/partenaire causé par l’absence d’un document.
Quelles sont les sanctions encourues?
A défaut de pouvoir prouver le contraire, les absences de documents peuvent faire l’objet d’une enquête comme si elle étaient intentionnelles, les infractions qui peuvent en découler sont alors:
L’omission volontaire des écritures dans le livre-journal: passible de 37 500 euros et 5 années d’emprisonnement
Le faux et usage de faux peut conduire à une peine de 3 ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende
La destruction ou la dissimulation volontaire de pièces comptable est quand à elle passible de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000€ d’amendes.
Comme vous pouvez le voir les sanctions sont lourdes et il peut parfois être difficile de prouver sa bonne foi dans la perte d’un document même si celle ci n’était pas intentionnelle. La mise en place d’une politique d’archivage vous permet néanmoins d’éviter ce genre de déconvenues.
La solution pour éviter de se mettre à défaut vis à vis de la loi
Vous connaissez l’adage: “mieux vaut prévenir que guérir”. Le meilleur moyen d’éviter les problèmes vis à vis des délais de conservation de vos documents comptables est encore d’éviter l’apparition de ces problèmes. La mise en place en amont d’une gestion documentaire et d’une politique d’archivage pour vos documents est la meilleure solution pour arriver à cet objectif. Cette dernière vous garantira une accessibilité de l’information, assurera la pérennité des documents dans le temps et vous permettra même potentiellement de faire des économies. En effet, en fonction de votre organisation actuelle, il est possible que vous perdiez beaucoup de temps chaque année à chercher des documents et cela sans même vous en rendre compte… Si vous possédez déjà une (ou plusieurs) salles d’archives, une réorganisation vous permettra très certainement en plus de gagner aussi de l’espace.
